Dalam suatu bisnis, ada banyak hal yang perlu dilakukan secara benar, konsisten dan seragam. Oleh karena itulah diperlukan Standard Operational Procedure atau SOP.
SOP dibuat sebagai suatu dokumen acuan untuk pengerjaan berbagai hal, termasuk untuk menjawab pertanyaan terkait “Pekerjaan apa yang perlu dilakukan?”, “Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya?”, dan sebagainya.
SOP sangat diperlukan di perusahaan agar setiap tindakan operasional berjalan seragam dan sesuai standar. Selain itu, SOP yang dengan benar akan memastikan Anda dan tim Anda bekerja dalam proses yang formal dan terkoordinasi. Hal ini penting agar dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan.
Apa itu SOP Bisnis?
SOP bisnis merupakan kumpulan dokumen yang berisi prosedur kerja secara sistematis. Prosedur ini harus ditaati agar pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan memperoleh hasil yang maksimal.
Sebuah bisnis yang sedang berkembang akan mencapai konsistensi jika dapat mematuhi SOP yang telah ditetapkan. Tanpa adanya SOP, perusahaan seakan-akan tidak memiliki pedoman yang jelas dan baku, sehingga efektivitas pekerjaan dapat menurun.
SOP dijadikan sebagai acuan agar karyawan selalu bekerja di dalam sistem, sesuai dengan alat penilaian kinerja. SOP juga menjadi pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi ketika pekerjaan sedang dilakukan. Dengan demikian, setiap tindakan operasional bisa berjalan secara seragam. Umumnya, sebelum diterapkan, SOP harus terlebih dulu disahkan oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan.
Tujuan dibuatnya SOP Bisnis
SOP dibuat dengan tujuan untuk menjaga konsistensi kinerja karyawan. Seorang manajer bisa mengetahui kualitas karyawannya dari bagaimana karyawan tersebut menjalankan SOP. Jika kinerjanya masih belum maksimal, maka dapat dilakukan evaluasi berupa pemberian pelatihan.
SOP juga dapat memudahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan berpedoman pada SOP, maka setiap karyawan akan mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan ketika melakukan suatu pekerjaan. Selain itu, SOP juga dapat berfungsi untuk:
- Memberikan arahan kepada karyawan agar menjaga kedisiplinan ketika bekerja.
- Menjadi dasar hukum yang kuat apabila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.
- Memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.
Seperti yang tercantum dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan atau organisasi yaitu:
- Sebagai standarisasi cara karyawan menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
- Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan.
- Menjadi bahan pelatihan yang dapat membantu karyawan baru untuk dapat cepat beradaptasi dalam melakukan tugasnya.
- Menunjukkan bahwa kinerja organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
- Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Cara Bikin SOP Bisnis
Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dijalankan dalam pembuatan SOP Bisnis, mulai dari membentuk tim khusus yang menyusun SOP hingga mensosialisasikan SOP tersebut ke seluruh divisi di perusahaan.
1. Membentuk Tim Penyusun SOP
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim khusus untuk menyusun SOP. Pada umumnya, pembuatan SOP melibatkan karyawan yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan. Setiap SDM yang terlibat harus memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja mereka.
2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses bisnis berjalan seragam dan efisien. Karenanya, untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih dahulu mempelajari proses yang dijalankan di perusahaan.
Amati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan.
3. Menyusun Alur Kerja dan Narasi
Setelah mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis berlangsung, gambarkan dalam bentuk alur kerja atau flowchart dan berupa narasi. Flowchart dan narasi yang dibuat harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis tersebut.
Dalam pembuatan flowchart, Anda juga perlu mencantumkan pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut atau person in charge (PIC) dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, lama waktu untuk menjalankan setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya
4. Meninjau Ulang Alur Kerja dan Narasi
Jika flowchart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus melakukan peninjauan ulang. Amati kembali seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, review dilakukan oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam setiap proses.
Biasanya, dari proses review ini, Anda bisa menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai, baik itu hal yang harus dikoreksi ataupun ditambahkan.
Setelah itu, hasil review masing-masing pihak dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Jadi, setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flowchart maupun narasi yang sudah tepat.
5. Lakukan Simulasi SOP
SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan perbaikan secepat mungkin.
6. Evaluasi dan Perbaikan SOP
Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan perbaikan. Jika perlu, lakukan uji coba kembali hingga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.
7. Persetujuan dan Otorisasi SOP
Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Idealnya, SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
8. Sosialisasi SOP
Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Beri tahu bahwa SOP sudah siap diimplementasikan dan setiap karyawan di semua divisi diharapkan dapat mematuhi SOP.
Contoh Format SOP Bisnis
Header SOP
-
- Logo dan Nama Perusahaan
- Judul
- Nomor Dokumen
- Mulai Berlaku
- Revisi
- Tanggal revisi
- Halaman
Isi SOP
-
- Tujuan
- Penanggungjawab
- Prosedur
Pengesahan SOP
Langkah terakhir adalah membuat bagian pengesahan SOP. Berikut adalah hal hal yang perlu diperhatikan :sebagai berikut:
-
- Penulis SOP
- Pemeriksa SOP
- Pemberi persetujuan SOP
Contoh format SOP tersebut tidak mengikat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Yang terpenting adalah SOP dapat diimplementasikan dan memberikan hasil maksimal, terlepas dari format SOP yang dibuat.
Tips Agar SOP Selalu Dijalankan
Setelah SOP resmi diimplementasikan, bukan berarti pekerjaan telah selesai. Dalam beberapa bulan ke depan, pemantauan berkala harus terus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, efektivitas yang kurang, dan lain sebagainya.
Jika terjadi pelanggaran atau kelalaian dalam pelaksanaan SOP, maka dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Hal ini juga dapat mempengaruhi karyawan lain untuk melanggar ketentuan SOP.
Berikut ini adalah tips untuk membuat seluruh karyawan mematuhi SOP di perusahaan.
1. Diskusikan Pembuatan SOP Bersama Karyawan
Karyawan perlu dilibatkan dalam penyusunan SOP melalui pembentukan tim khusus. Tim khusus ini mengikutsertakan karyawan yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan. Diskusikan pembuatan SOP bersama mereka untuk mengetahui proses kerja yang terjadi sesungguhnya.
Hal ini sangat penting dilakukan, sebab selalu terdapat perbedaan antara teori dan praktik yang terjadi di lapangan. Tim HRD yang terlibat dalam pembuatan SOP mungkin saja kurang memahami detail yang terjadi di dalam sebuah proses kerja, sehingga keberadaan pihak-pihak terkait sangat dibutuhkan untuk mendiskusikan pembuatan SOP agar lebih mudah dipatuhi oleh seluruh karyawan di perusahaan.
2. Mengedukasi Peran dan Posisi Masing-masing
Agar karyawan mematuhi SOP, berikan edukasi terkait peran dan posisi masing-masing dari mereka di perusahaan Anda. Cara ini efektif untuk memanfaatkan SDM yang ada sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Dengan mengetahui peran dan posisi masing-masing, karyawan dapat memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
Kondisi tersebut akan menciptakan hubungan kerja yang harmonis dan komunikasi yang terjalin dengan baik sehingga meminimalisir kemungkinan kesalahpahaman. Lebih lanjut, masing-masing divisi dapat bekerja sama dengan baik untuk mewujudkan sasaran dan target perusahaan dalam periode tertentu.
3. Menjelaskan Detail Proses Kerja
Setelah alur kerja dibuat dengan benar, Anda dapat mengumpulkan karyawan pada sebuah rapat kerja. Jelaskan dengan detail proses kerja yang harus dilakukan masing-masing divisi sesuai dengan alur kerja tersebut. Berikan kesempatan untuk bertanya apabila ada karyawan yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut tentang alur kerja tersebut.
4. Memberi Pemahaman Atas Keterkaitan Proses Kerja
Setelah Anda menjelaskan detail proses kerja berdasarkan alur yang telah dibuat sesuai dengan urutan, maka inilah saatnya Anda memberikan pemahaman atas keterkaitan proses kerja dari satu divisi dengan divisi lainnya.
Pemahaman ini diberikan agar karyawan di masing-masing divisi mengerti kalau keterlambatan atau kelalaian SOP pada satu divisi dapat berimbas pada divisi yang lain.
Di sisi lain, pemahaman atas keterkaitan proses kerja ini juga akan menciptakan transparansi pekerjaan dari masing-masing divisi sehingga dapat mencegah munculnya perasaan iri ataupun persaingan yang tidak sehat. Dengan demikian, karyawan dapat mematuhi SOP dengan baik dan benar.
5. Menjaga Konsistensi Pelaksanaan SOP
SOP harus tetap dijalankan dengan konsisten sesuai peraturan yang telah disepakati. Menjaga konsistensi berarti tidak boleh ada alur kerja yang dilewatkan begitu saja. Konsistensi ini juga berpengaruh terhadap kinerja karyawan yang tetap berada pada jalur yang benar sesuai standar operasional perusahaan.
6. Pimpinan Memberikan Contoh yang Baik
Figur pimpinan sangat berpengaruh pada kinerja seluruh karyawan. Untuk itu, sebelum pimpinan meminta karyawan bekerja sesuai dengan standar operasional yang berlaku, pastikan bahwa pimpinan sendiri sudah melakukan hal tersebut. Yang dilakukan oleh pimpinan akan dijadikan contoh bagi seluruh karyawan di perusahaan.
7. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan
Setelah SOP diterapkan selama beberapa bulan, Anda dapat mengadakan rapat khusus untuk membahas persoalan implementasi standar operasional perusahaan di setiap divisi yang ada.
Apabila SOP sudah berjalan baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka alur kerja tersebut dapat dilanjutkan. Sebaliknya, jika SOP ternyata tidak sesuai dengan kondisi terkini perusahaan , maka Anda perlu melakukan perbaikan dalam susunan SOP tersebut.
SOP dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pastikan seluruh karyawan mengetahui apabila terjadi perubahan alur kerja sehingga SOP tetap dapat dijalankan sesuai dengan yang diinginkan.
8. Pemberian Reward dan Punishment
Agar karyawan termotivasi untuk terus mematuhi SOP yang berlaku di dalam sebuah perusahaan, perlu diberlakukan sistem reward atau penghargaan bagi karyawan yang berprestasi.
Sebaliknya, apabila terdapat karyawan yang melakukan pelanggaran atau bekerja dengan sesuka hati tanpa memperhatikan SOP, jangan ragu untuk memberikan punishment atau hukuman.
Hukuman yang dimaksud dalam hal ini tidak berarti langsung pemberian surat peringatan, melainkan teguran verbal terlebih dulu. Jika memang tidak ada perubahan, baru berikan surat peringatan kepada karyawan tersebut untuk menghadirkan efek jera.
