Faktur Pembelian : Pengertian, Kegunaan dan Contohnya

Dalam menjalankan suatu bisnis, bukti transaksi merupakan hal yang penting, karena akan menjadi acuan untuk melakukan pencatatan keuangan dan membuat pembukuan. Di suatu perusahaan, pembukuan ini biasanya dilakukan oleh akuntan. Setiap transaksi harus dicatat dengan lengkap untuk memudahkan proses pembukuan. Dalam hal inilah diperlukan bukti transaksi. Salah satu jenis bukti transaksi adalah faktur, yakni faktur pembelian atau invoice pembelian. Buat yang belum paham mengenai faktur pembelian, khususnya para pelaku usaha maupun yang baru akan memulai usaha, artikel berikut akan membahas seluk beluk faktur pembelian.

Pengertian Faktur Pembelian

Faktur Pembelian, atau disebut juga purchase invoice, adalah sebuah bukti transaksi atau dokumen yang memuat perjanjian antara pihak penjual dengan pemasok atau supplier.  

Invoice ini dibuat untuk menghindari adanya kesalahpahaman antara kedua pihak yang melakukan transaksi. Jadi, produk dan uang tidak akan diterima apabila dokumen tersebut tidak disetujui atau belum sesuai dengan ketetapan yang telah dijanjikan. 

Adanya kemajuan teknologi telah mempermudah pembuatan faktur, yang dulunya cuma bisa dibuat secara manual dan membutuhkan waktu lama, sekarang bisa diselesaikan dalam waktu singkat, hanya dengan mengetikkan detail tentang penjualan di dalam satu file, lalu kirimkan via email.     

Untuk lebih memahami mengenai faktur pembelian, berikut ini adalah sebuah contoh. Ketika memulai suatu usaha, khususnya dalam bentuk produk barang tertentu, kamu akan memerlukan pemasok atau supplier untuk produk atau barang yang akan kamu jual. Misalkan kamu membuka sebuah toko komputer yang menyediakan berbagai merk desktop, laptop, beserta segala kelengkapan, sparepart dan aksesorisnya. Maka kamu akan membutuhkan barang-barang tersebut untuk  dipasok secara berkala oleh pihak supplier. Oleh karena itu, kamu harus menjaga hubungan baik dengan para supplier tersebut. 

Kerjasama dengan supplier tetap akan memberikan kepastian harga. Apabila kamu sudah mempunyai supplier khusus, kamu tidak perlu takut karena harga sudah ditetapkan dan penjualan kamu pastinya tidak akan terganggu.

Untuk menghindari kecurangan terjadi, kamu, sebagai penjual, harus memberikan mereka faktur pembelian yang bertuliskan detail lengkap mengenai barang yang diperjualbelikan dalam transaksi antara kamu dengan pemasok tersebut.

Kegunaan Faktur Pembelian

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang diperoleh dengan adanya faktur tersebut, antara lain :

1. Faktur pembelian merupakan bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan yang dikehendaki pembeli. Di dalamnya tertulis detail barang atau jasa beserta harganya.
2. Faktur pembelian menjadi bukti informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli, dan juga sebagai bukti informasi saat penagihan.
3. Faktur pembelian mempermudah proses pembukuan, karena merupakan dokumen yang sah untuk dimasukkan dalam pembukuan tersebut.
4. Jika barang yang diberikan tidak sesuai dengan pesanan, faktur pembelian dapat digunakan sebagai bukti yang sah bagi pembeli untuk melakukan klaim kepada penjual. 
5. Faktur pembelian juga dapat memudahkan penjual dalam hal mengatur stok atau persediaan barang, karena berguna sebagai dokumen untuk menunjukan banyaknya persediaan barang setelah dilakukan pembelian, dan lain sebagainya. Dengan demikian, selain sebagai bukti transaksi, adanya faktur ini juga menjadi catatan yang menandakan berapa banyak barang yang telah dijual, sehingga perusahaan dapat memperbarui stok barang mereka.

Hal-hal yang Perlu Dicantumkan

Ketika membuat faktur pembelian, jangan lupa mencantumkan hal-hal sebagai berikut :

1. Nama perusahaan atau identitas pihak penjual (dalam hal ini pemasok), bagian ini meliputi nama, alamat perusahaan, alamat email dan nomor telepon yang bisa dihubungi 
2. Nama perusahaan sebagai pihak pembeli yang melakukan transaksi lengkap dengan alamatnya. Serta nomor telepon yang bisa dihubungi.
3. Nomor transaksi.
4. Tanggal faktur.
5. Detail transaksi.
6. Nominal yang dibayar, nominal ini mencakup sub total dan PPN yang harus dibayar oleh pembeli.
7. Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan pembeli. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak.

Dengan dicantumkannya data-data di atas, pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan akan menjadi lebih mudah. Jika terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya lebih mudah diperiksa karena data yang diberikan lengkap.

Perbedaan Faktur Penjualan dengan Faktur Pembelian

Selama ini kita mengenal ada faktur penjualan dan faktur pembelian. Apa perbedaan diantara keduanya? Faktur pembelian biasanya merupakan bukti surat dari suatu perusahaan kepada pemasok. Dengan kata lain, perusahaan ini ingin membeli bahan baku untuk produknya dari pemasok, maka dalam hal ini pihak perusahaan bertindak sebagai pembeli dan pihak pemasok bertindak sebagai penjual. Sedangkan, faktur Penjualan ditujukan dari suatu perusahaan kepada pelanggannya, sebagai bukti bahwa perusahaan ini menjual produknya kepada pelanggan tersebut. Tetapi pada intinya, kedua faktur ini menyatakan bahwa ada transaksi di antara kedua pihak yang bersangkutan, dengan detail dan nilai transaksi yang dicantumkan dalam faktur tersebut.

Contoh Faktur Pembelian

Pada faktur pembelian seperti contoh di bawah ini, secara umum berisikan informasi pemesanan dari perusahaan kepada pemasok seperti nomor faktur, tanggal, nama pemesan, perusahaan pemesan, telepon, nama pemasok, alamat pemasok, jenis mata uang, nama barang beserta jumlah, harga dan total pesanan.

Faktur ini biasanya terdiri dari bagian awal yang berisi nomor faktur, identitas perusahaan (pembeli) dan pemasok (penjual); bagian inti yang memuat detail dari suatu transaksi, termasuk jenis barang atau produk yang diperjualbelikan antara kedua pihak tersebut, beserta jumlah atau kuantitasnya, serta rincian harga per barang dan jumlah total yang harus dibayarkan pihak perusahaan kepada pemasok tersebut; dan bagian akhir yang biasanya memuat keterangan tambahan seperti syarat dan ketentuan khusus berdasarkan kesepakatan kedua pihak. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa melihat contohnya dibawah ini.

[appbox googleplay com.beecash.app]