Tips Dan Cara Membuat Invoice Yang Baik untuk Pemula

Invoice atau Faktur merupakan lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam faktur tersebut. Pada umumnya, suatu perusahaan akan membuat invoice sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Jika kamu masih pemula di dunia bisnis, mengetahui cara membuat invoice ini merupakan hal penting yang harus segera kamu pelajari.

Fungsi dan Tujuan Pembuatan Invoice

Kemampuan membuat invoice atau faktur yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas suatu usaha. Pembuatan invoice bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen pembukuan bagi perusahaan.

Sebagai Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan

Invoice bagi pelanggan bertujuan sebagai kuitansi. Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya. Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.

Sebagai Dokumen Pembukuan untuk Perusahaan

Bagi perusahaan, tujuan pembuatan invoice tentu diperlukan sebagai jejak akuntansi. Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Invoice

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan, demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Berikut ini adalah beberapa rincian yang pada umumnya dicantumkan dalam invoice.

Judul invoice

Kamu bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang kamu kirimkan adalah dokumen invoice. Dengan begitu, pelangganmu bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen invoice tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu urgent.

Nama dan alamat yang akan membayar

Perusahaan atau orang diminta atau diharuskan melakukan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan untuk memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.

Nama dan alamat penerima pembayaran

Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran.

Daftar barang atau layanan

Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice, misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Pastikan kamu menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akuntansi pelangganmu. Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deskripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian. Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.

Tanggal dalam invoice

Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Untuk tanggal pembayaran maksimal, kamu bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan yang menyenangkan kedua belah pihak.

Nomor invoice

Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang kamu buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan invoice. Jika kamu membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.

Ketentuan pembayaran

Bagi pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti. Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.

Bagaimana Cara Membuat Invoice?

Buat kamu yang belum pernah membuat invoice tidak perlu khawatir. Terdapat cara membuat invoice yang mudah yang bisa kamu pelajari. Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan menggunakan aplikasi

Pembuatan secara manual

Pembuatan invoice secara manual bisa menggunakan kertas atau perangkat lunak di komputer seperti Google Spreadsheet, Google Docs, Microsoft Excel maupun Microsoft Word. Kamu bisa menyesuaikan template, estetika, dan proses penulisan sepenuhnya. Namun, jika dibuat secara manual, ada kemungkinan terjadi kesalahan administratif. Selain itu, cara membuat faktur secara manual akan menyulitkan kamu dalam hal melakukan pelacakan dokumen.

Pembuatan menggunakan aplikasi

Menggunakan aplikasi dalam pembuatan invoice akan memudahkan pekerjaanmu, terlebih jika kamu perlu membuat invoice dalam jumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data akan terlacak dengan mudah.

Baca juga :

Tips agar penagihan melalui invoice menjadi efektif

Invoice merupakan bukti transaksi atau bukti penjualan yang harus dikelola dengan baik, karena dapat mempengaruhi kelancaran arus kas usaha kamu. Pembayaran dari invoice akan tercantum sebagai pendapatan pada laporan keuangan.

Pada invoice, biasanya dicantumkan jangka waktu pembayaran yang bermacam-macam, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan. Penjual harus menunggu pembayaran selama jangka waktu yang sesuai perjanjian atau kesepakatan.

Adanya jangka waktu pada invoice ini dapat menjadi sebuah masalah, misalkan jika terlalu lama tidak ada pembayaran dari pelanggan. Pelanggan yang tidak membayar secara tepat waktu, atau bahkan menghilang, tentu akan mengganggu arus kas suatu usaha.

Pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional suatu usaha. Oleh karena itu, perlu upaya pengelola usaha untuk memastikan agar pembayaran dari invoice berjalan lancar tanpa ada pelanggan yang menunggak atau gagal bayar.

Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha tersebut akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut beberapa tips yang perlu dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran :

Invoice harus detail namun mudah dipahami.

Untuk memudahkan pelanggan membaca invoice, pastikan kamu membuat format invoice yang jelas, terutama dalam hal barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Tulislah daftar barang secara lengkap seperti nama barang/jasa, ukuran, jenis, bahan, harga, kuantitas, dan lain sebagainya, sehingga pelanggan akan mudah membacanya dan mengingat untuk segera melunasi tagihannya.

Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Kamu bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Dengan ditulisnya data secara lengkap, pelanggan akan melihat invoice sebagai dokumen penting. Tentunya kamu juga akan lebih mudah menagih.

Berlakukan sistem “reward and punishment”

Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi cantumkan dalam faktur bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.

Sebaliknya, terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.

Berikan pilihan atau alternatif metode pembayaran

Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar cash, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima transfer. Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain : uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debit. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.

Intinya, berikan metode pembayaran yang memudahkan pelanggan, misalnya dengan internet banking yang memungkinkan mereka dapat melakukan pembayaran di mana pun dan kapan pun. Ada banyak pilihan pembayaran yang tersedia saat ini yang tentunya akan memudahkan pelanggan membayar tagihan dengan lancar.

Kirimkan Invoice jauh sebelum tanggal jatuh tempo

Mengirimkan invoice dengan segera dapat mengurangi risiko pelanggan telat membayar. Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice segera setelah transaksi, atau selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.

Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%, yang artinya pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera akan dikenakan denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut, maka sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.

Terapkan sistem pembayaran dengan Down Payment (DP)

Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.

Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.

Ramah terhadap pelanggan

Attitude juga memiliki peran penting dalam usaha apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pembayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.