Waktu Ideal Merekrut Karyawan Pertama dan Segala Hal Persiapannya

Merekrut karyawan pertama merupakan momen penting dalam perjalanan berbisnis. Karena itu salah satu tanda kalau bisnis Anda sehat.

Seperti hal-hal lain yang Anda lakukan buat pertama kalinya, wajar kalau timbul ragu dan banyak pertanyaan.

Misalnya, apakah terlalu cepat? Kapan waktu ideal mulai merekrut dan membangun tim? 

Kalau itu salah satu pertanyaan Anda, jangan khawatir. BukuKas akan menjawabnya di artikel ini. Jangan ragu untuk ceritakan keraguan Anda di kolom komentar. Siapa tahu, pebisnis BukuKas lainnya dapat membantu Anda.

Kapan saat yang tepat untuk merekrut karyawan pertama?

Ketika Anda telah pertimbangkan beberapa hal berikut. Pastikan setiap variabel ini dalam status aman:

1. Kemampuan finansial

Punya karyawan berarti akan ada pengeluaran tambahan untuk membayar gaji karyawan tersebut. Selain gaji pokok, ada fasilitas-fasilitas tunjangan yang perlu Anda berikan kepada karyawan, seperti asuransi kesehatan & ketenagakerjaan (BPJS), serta yang lainnya.

Hal ini diatur dalam Undang-Undang No. 24 Tahun 2011 Tentang Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS), bunyinya:

Setiap orang, termasuk orang asing yang bekerja paling singkat 6 (enam) bulan di Indonesia, wajib menjadi peserta program jaminan sosial (kesehatan maupun ketenagakerjaan).

Mengikuti program jaminan sosial ini pun menjadi tanggung jawab perusahaan yang memperkerjakannya, seperti tercatat pada Pasal 15 Ayat 1, yang berbunyi:

Pemberi kerja secara bertahap wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta kepada BPJS (kesehatan maupun ketenagakerjaan), sesuai dengan program jaminan sosial yang diikuti.

2. Proyeksi bisnis ke depan

Selain kemampuan finansial saat ini, Anda juga perlu memetakan pertumbuhan serta laju bisnis Anda ke depannya. Sebab, gaji yang perlu Anda bayarkan kepada karyawan tidak berhenti pada satu bulan pertama, atau tiga bulan pertama, melainkan seterusnya selama karyawan tersebut masih tergabung dalam tim Anda. 

Belum lagi jika karyawan itu sudah berkeluarga, artinya ada individu-individu lain yang hidupnya memiliki ketergantungan dengan kelangsungan bisnis Anda. Oleh karena itu, Anda perlu bergerak secara prediktif dan memastikan bahwa omset setiap bulan dapat menutupi biaya operasional, termasuk gaji karyawan.

Jika memungkinkan, Anda pun dapat membuat rencana-rencana cadangan jika bisnis Anda tidak mencapai omset minimal untuk dapat membayar gaji karyawan. Karyawan tentu tidak dapat digaji secara fluktuatif mengikuti omset perusahaan.

3. Perkembangan perusahaan

Apakah bisnis Anda sedang tumbuh? Atau apakah Anda melihat kesempatan bagi bisnis Anda untuk tumbuh?

Merekrut karyawan berarti menggandakan manpower, sehingga akan ada tenaga ekstra yang mampu mengerjakan hal-hal yang tidak mampu Anda kerjakan sendiri sebelumnya. Belum lagi, jika Anda merekrut karyawan dengan skill yang tidak Anda miliki.

Jika pertumbuhan bisnis lambat, hadirnya karyawan dapat mendorong percepatan pertumbuhan tersebut. Pastikan Anda dapat melihat cara-cara yang dapat dilakukan untuk mendorong pertumbuhan bisnis. Karyawan yang Anda rekrut akan mengikuti arahan Anda, bukan sebaliknya.

Atau jika Anda merekrut karyawan untuk posisi-posisi yang sifatnya strategis, Anda perlu menyampaikan di awal ekspektasi yang Anda miliki terhadap kontribusi kandidat. 

4. Jumlah kebutuhan pekerjaan

Anda sudah yakin bahwa sudah saatnya merekrut karyawan pertama? Sekarang, Anda dapat mencoba menghitung jumlah kebutuhan pekerjaan. Peran-peran apa saja yang sudah mulai dibutuhkan skala bisnis Anda sekarang? 

Perhatikan juga tempat karyawan Anda akan bekerja. Pastikan tempat tersebut akan mampu menampung jumlah karyawan yang akan Anda rekrut.

Perhatikan hal-hal berikut ini sebelum merekrut karyawan

Anda sudah membulatkan keputusan untuk cari karyawan? Jangan lupa perhatikan beberapa hal berikut ini.

1. Kriteria karyawan

Anda perlu membuat daftar kriteria kualifikasi karyawan yang sesuai dengan posisi serta tanggung jawab mereka.

Skill apa yang akan relevan dengan pekerjaan mereka sehari-hari nantinya?

Apakah mereka perlu memiliki pengalaman pekerjaan di industri yang sama? 

Apa Anda merasa kandidat tersebut perlu memiliki latar belakang pendidikan tertentu?

Menguasai aplikasi tertentu?

Anda juga dapat menyertakan soft skill serta preferensi cara kerja di dalam daftar kualifikasi. Misalnya, kemampuan untuk bekerja dalam laju yang cepat, kemampuan multitasking, dan lain sebagainya. 

Jika Anda merekrut lebih dari satu karyawan, Anda juga dapat mempertimbangkan pemerataan gender di dalam usaha Anda. Laki-laki dan perempuan memiliki perspektif yang berbeda, dan keragaman perspektif ini dapat berguna untuk memunculkan inovasi, saling melengkapi satu sama lain, serta menjangkau konsumen tidak hanya dari salah satu gender saja.

2. Uraian pekerjaan

Uraian pekerjaan akan berguna bagi karyawan untuk membayangkan hal-hal yang akan mereka kerjakan nantinya. Hal ini berguna untuk mengatur ekspektasi baik dari sisi Anda maupun sisi karyawan.

Sebelum merekrut, pastikan Anda sudah membayangkan pembagian kerja secara spesifik, dan mengomunikasinnya saat Anda mulai merekrut. 

Anda dapat mulai dengan memperhatikan iklan-iklan lowongan kerja dengan posisi yang serupa dengan yang akan Anda buka. Hal ini akan membantu Anda untuk merumuskan dan menyampaikan kriteria karyawan maupun uraian pekerjaan.

Beberapa situs platform pencari kerja yang dapat Anda kunjungi adalah Glints, Kalibrr, dan JobStreet.

3. Gaji

Pada saat proses merekrut karyawan, Anda perlu mengkomunikasikan besaran gaji yang telah Anda siapkan. Pelamar kerja pun perlu diberi kesempatan untuk menanggapi atau bahkan bernegosiasi mengenai besaran gaji tersebut. 

Sebagai acuan, Anda dapat berangkat dari Upah Minimum Regional di tempat bisnis Anda berdomisili. Kemudian, bandingkan juga gaji rata-rata bagi posisi yang Anda buka. Perhatikan juga industri bisnis Anda, beda industri, beda rata-rata gaji yang biasanya diberikan.

Berikut daftar Upah Minimum Provinsi 2021, dikutip dari Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia (Kemnaker):

4. Dokumen legal

Agar hubungan kerja Anda dengan karyawan Anda memiliki keterikatan hukum, Anda perlu menyiapkan dokumen seperti surat kontrak kerja. 

Surat kontrak akan mengikat secara hukum kewajiban serta hak kedua belah pihak, dan dapat menjadi acuan jika ada ketidakjelasan di masa mendatang baik dari sisi Anda sebagai pemberi kerja maupun karyawan.

Komponen yang perlu ada di surat kontrak kerja adalah:

1. Informasi pemberi kerja serta karyawan (nama, alamat, jabatan)
2. Menjelaskan tugas serta tanggung jawab karyawan
3. Masa berlaku pekerjaan
4. Besaran gaji yang akan diterima
5. Tanda tangan kedua pihak

Pastikan Anda memperbaharui kontrak kerja sebelum masa berlaku kontrak kerja habis.

5. Proses rekrutmen

Ketika persiapan rekrutmen Anda sudah rampung, Anda perlu memperhatikan alur proses rekrutmen. Apakah Anda ingin mengiklankan lowongan pekerjaan tersebut ke platform pencari kerja? Atau Anda hanya ingin menyebarkan lowongan tersebut dari mulut ke mulut dengan tujuan agar mendapatkan karyawan dari koneksi?

Anda juga sebaiknya merancang proses wawancara agar dapat lebih mengenal kandidat dan mengetahui apakah kandidat tersebut cocok bagi Anda. 

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan wawancara kerja yang dapat Anda gunakan.

1. Ceritakan tentang diri Anda. 
2. Bagaimana pengalaman bekerja di perusahaan sebelumnya? Bagian apa yang paling menyenangkan dan menantang bagi Anda? [opsional]
3. Mengapa Anda memutuskan melamar di tempat ini?
4. Apakah Anda bersedia bekerja di akhir pekan? [opsional]
5. Bagaimana metode kerja yang paling cocok bagi Anda?
6. Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan dan industri ini?
7. Berapa ekspektasi gaji Anda untuk posisi ini?

Wawancara juga dapat menjadi momen Anda menjelaskan lingkup kerja yang akan menjadi tanggung jawab pelamar. Kemudian, Anda dapat menanyakan apakah pelamar merasa sanggup untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut. Berikan juga ruang bagi pelamar kerja untuk memberikan tanggapan sebagai umpan balik, atau pertanyaan.